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關于“磅差”會計處理的探討

本帖最后由 指尖上的會計 于 2014-8-24 14:09 編輯

采購材料入庫時,庫管人員、采購人員、財務人員對材料數量(件數、重量、長度等)的核對涉及三個方面:合同數量、發票數量、驗收數量。理論上,這三個數量應當一致。但實際中因各種原因經常會出現不一致的情況,甚至這三個數量互不相同。這就是制造型企業購入原材料驗收時經常出現的“磅差 ”問題。針對磅差,會計賬務應當如何處理,本文將分不同情況進行詳細探討。

一、合同數量﹦發票數量<驗收數量

如無特殊情況,供貨方交付商品時,開具發票的數量(以下簡稱“發票數量”)應與簽署的合同數量相等。移交商品時,若實際驗收入庫的數量(以下簡稱“驗收數量”)大于發票數量且供貨方不知情,無論差異多大,購貨方通常不會主動告知供貨方。此時購貨方往往會按照發票數量填寫入庫單,同時倉庫保管人員對此差異做好備查賬登記,待盤點時可做盤盈處理。

若實際驗收數量大于發票數量且供貨方已知情,則根據驗收數量與合同數量、發票數量間的差異大小進行處理:若差異較大且超過合同約定的差異范圍,采購人員需及時通知需求部門,決定是退掉多余部分還是接收差異部分。如擬接受多余部分,則經相關領導審批后辦理合同變更,同時要求供貨方補開差異部分的發票,最終財務部門按照實際數量與供貨方進行結算;若決定退掉多余部分,則直接退回,并按合同數量、金額進行結算,以免造成資金占壓。

驗收數量與發票數量差異較小時,在供貨方不額外要求增加貨款的情況下,可遵循以下三種處理方式:①材料入庫單上的數量與實際入庫數量保持一致,總金額與發票保持一致,攤低采購單價。此方法等于將合理溢余攤入材料單價中,優點為倉庫賬、財務賬與實際一致,實際操作時適用于誤差為稱重物資重量的5‰ 以內的情況。②材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致,同時倉庫需將差異登記做備查賬,并按照該材料領用數量及次數,分次分攤計入各批次領料中。此方法較為合理,對于單價較高且到貨量較大的材料,不會因為將差異一次性領出而影響當月產品成本,但操作流程較為復雜,在實際操作中不易實現。③材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致,同時在材料入庫當月由采購人員申請填寫材料出庫單,經相關領導審批后,將差異一次性領出。月底財務將合理損耗(溢余)的出庫單匯總,計入制造費用進行攤銷。 此方法操作性較強,在實際中使用較多。

二、合同數量﹦發票數量>驗收數量

一般以發票數量的5‰為基準,根據合同數量與驗收數量差異大小不同,可分為兩種情況。一種情況是合同(發票)數量大于驗收數量,幅度超過發票數量的5‰,此時采購人員需根據簽訂合同時與供應商約定的結算方式(如多退少補)、交貨地以及結算要求,及時與供應商進行協商,并以協商后的材料數量、價格開具發票。另外,也有一些公司與供應商選擇與第三方單位簽訂合同,過磅時,以第三方單位確認的數量作為材料入庫的數量,并開具發票,此方式避免了與供應商發生扯皮現象,流程上雖處理簡單,但成本較高。

第二種情況是差異幅度小于發票數量的5‰,此差異幅度屬于合理損耗范圍,此時有三種處理方式可供選擇:①材料入庫單上的數量與實際入庫數量保持一致,總金額與發票保持一致,攤高材料單價。此方法將合理損耗攤入材料單價中,優點為倉庫賬、財務賬與實際一致,適用于合理誤差為稱重物資重量的千分之一以內的情況。若超出此范圍則易導致財務記賬不嚴謹,且具有稅務檢查風險,必要時需將差異部分的進項稅額轉出。②材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致,同時倉庫需將差異做備查賬,并按照該材料領用數量及次數,分次分攤計入各批次領料中。 此方法較為合理,對于單價較高且到貨量較大的材料,不會因為將差異一次性領出而影響當月產品成本,但是流程較為復雜,在實際操作中不易實現。③材料入庫單上的數量、金額與發票數量、金額保持一致,在材料入庫當月需由采購人員申請填寫材料出庫單,經領導審批后,將差異一次性領出。月底財務部門將合理損耗的出庫單匯總,計入制造費用進行攤銷,同時按年匯總各家供應商本年“缺斤少兩”的數量及金額,可作為選擇供應商依據之一。 此方法操作性較強,在實際中使用較為普遍。

三、合同數量≠發票數量﹦驗收數量

第一種情況:合同數量>發票數量﹦驗收數量。

合同數量與發票數量不一致的情形較少發生,采購特殊定制材料或不易截取的材料時可能出現。此時若發票數量與驗收數量一致,但合同數量大于發票數量,根據差異大小有兩種處理方式:①若差異較小,且差異不足以影響公司生產,則辦理合同變更,并按照實際到貨數量、金額進行結算。②若驗收數量小于合同數量且差額較大,且可能影響公司生產,采購人員需及時與供應商聯系,同時知會需求部門,研究是否有必要補發合同數量與驗收數量差異部分,如分析后認為少發貨的數量可能影響公司生產進度,則要求供貨方盡快辦理補發貨。如已到貨數量滿足現階段情況,則可按照實際驗收數量、金額進行結算,同時辦理合同變更。

第二種情況:合同數量<發票數量﹦驗收數量。

若是合同數量小于發票數量,而發票數量與驗收數量一致,此時也有兩種處理方式:①比較合同數量、金額與發票數量、金額的差異,如差異較小且在合同規定范圍之內,可協商辦理合同變更,并按照實際到貨數量、金額進行結算。②若實際到貨數量大于合同數量且超出合同約定范圍時,需及時與需求部門聯系,確認是否可接收超過合同數量部分的材料,若經過領導審批后接收,則按照材料實際驗收數量辦理合同變更,并完成結算;若經分析后,超出合同部分數量公司暫用不了,則盡快辦理退貨,避免形成呆料或賬齡較長的存貨,造成資金占壓。

四、合同數量≠發票數量≠驗收數量

若合同數量與發票數量以及實際驗收數量均不相同,則需先聯系供應商,再比較實際驗收數量與發票數量、合同數量的差異,根據情況選擇處理方式:

第一種情況:合同數量≠發票數量<驗收數量。

①若驗收數量大于發票數量,且差異部分在公司可接受范圍之內,則根據實際驗收數量,補開具發票,同時辦理合同變更;②數量差異較小時,可與供應商進行談判協商,將差異部分作為商業折扣,視同獲取相應優惠,同時流程上只需辦理合同變更。若供應商有較強競爭優勢且打算長期合作,此時可與其進行協商,按照發票數量辦理材料驗收入庫,同時將合同變更為與發票數量、金額一致,待下次采購時將差異部分計入新的合同;③若此次采購為“一錘子買賣”,則需一次結算清楚。④如因開票失誤造成,實際驗收數量大致與合同數量一致,但開票數量明顯小于驗收數量與合同數量,此時需補開(增值稅)發票,同時要求供貨方辦理合同變更。

第二種情況:合同數量≠發票數量>驗收數量。

①若驗收數量小于發票數量,且差異部分足可影響生產進度或因其他原因公司不可接受,則可與供應商協商,盡快補發差異部分材料,同時辦理合同變更;②若驗收數量小于發票數量,但差異較小,可采取與供應商協商的方式,按照發票數量辦理材料驗收入庫,同時將合同變更為與發票數量、金額一致,待下次采購時補齊差異部分;③若因開票失誤造成,當驗收數量大致與合同數量一致,但開票數量顯著大于驗收數量,此時需退回發票,并要求供貨方以實際驗收數量為準開具(增值稅)發票。如果此材料需長期采購使用,或供應商開具的增值稅專用發票已“跨月”,考慮到稅務局辦理重新開票手續太過繁瑣,財務部門一般暫按發票數量入賬,倉庫保管人員登記差異備查賬,同時要求供貨方補齊差異部分的材料數量。

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